Wezwanie do zapłaty: co musi zawierać i co daje wierzycielowi

Kiedy wezwanie jest potrzebne, a kiedy tylko pomocne

Wszystko zależy od tego, czy strony ustaliły termin zapłaty.

Termin był ustalony (np. w umowie, na fakturze). Dłużnik, który nie zapłacił w terminie, już jest w opóźnieniu. Wezwanie nie jest potrzebne do naliczania odsetek, ale daje dłużnikowi ostatnią szansę i dokumentuje, że wierzyciel próbował załatwić sprawę bez sądu.

Terminu nie było (np. pożyczka „na oddanie, jak będziesz miał”, ustna umowa bez daty płatności). Wtedy wezwanie jest niezbędne. Według art. 455 KC jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Bez wezwania dług nie staje się wymagalny, a więc trudno mówić o opóźnieniu.

Przepis używa słowa „niezwłocznie”, a nie podaje liczby dni. W wezwaniu warto więc samemu wskazać konkretny, rozsądny termin liczony od doręczenia. Jeśli dojdzie do sporu, to sąd oceni, kiedy upłynął czas na „niezwłoczną” zapłatę, i wyznaczony w wezwaniu zbyt krótki termin nie musi być dla niego wiążący.

Co daje wysłanie wezwania

Odsetki za opóźnienie

Art. 481 § 1 KC pozwala żądać odsetek za czas opóźnienia w zapłacie, „chociażby nie poniósł żadnej szkody” i nawet wtedy, gdy opóźnienie wynika z okoliczności, za które dłużnik nie odpowiada. Przy długu bez terminu opóźnienie zaczyna się po upływie czasu na niezwłoczną zapłatę po wezwaniu. W wezwaniu warto więc zapowiedzieć odsetki ustawowe za opóźnienie od dnia następującego po wyznaczonym terminie. Jak je liczyć, wyjaśniamy w poradniku o odsetkach ustawowych za opóźnienie.

Zwłoka dłużnika

Zwłoka to opóźnienie, za które dłużnik odpowiada. Art. 476 KC przewiduje, że gdy termin nie jest oznaczony, dłużnik popada w zwłokę, jeżeli nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Przy zwłoce wierzyciel może, oprócz odsetek, żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych (art. 481 § 3 KC).

Data wymagalności do pozwu

Pozew w sprawie o zasądzenie roszczenia musi zawierać oznaczenie daty wymagalności roszczenia (art. 187 § 1 pkt 1¹ KPC). Przy długu bezterminowym tę datę wyznacza właśnie wezwanie, dlatego warto mieć dowód jego doręczenia.

Informacja o próbie pozasądowego rozwiązania sporu

Zgodnie z art. 187 § 1 pkt 3 KPC pozew musi zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a jeśli nie, wyjaśnienie przyczyn. Przepis nie wymienia wprost wezwania do zapłaty i nie określa, jaka próba wystarczy. Jeżeli w wezwaniu zaproponujesz rozmowę, raty albo mediację, będziesz mógł opisać to w pozwie jako podjętą próbę pozasądowego rozwiązania sporu i przedstawić pismo na dowód. Jeśli żadnej próby nie było, pozew musi wyjaśniać, dlaczego jej nie podjęto.

Szybszy nakaz zapłaty

Art. 485 § 1 pkt 3 KPC przewiduje, że sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli fakty uzasadniające roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu. Jeśli więc dłużnik w odpowiedzi na wezwanie pisemnie przyzna, że dług istnieje, wierzyciel zyskuje mocny dokument.

Czego wezwanie nie zrobi

Wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa go czynność przed sądem lub innym organem albo uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 KC), a list od wierzyciela nie jest ani jednym, ani drugim. Gdy termin przedawnienia się kończy, sam monit nie wystarczy. Opisujemy to w poradniku o przerwaniu biegu przedawnienia.

Odwlekanie wezwania nie wydłuża też przedawnienia długu bez terminu. Art. 120 § 1 KC stanowi, że gdy wymagalność zależy od czynności wierzyciela, bieg przedawnienia liczy się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby wierzyciel podjął czynność w najwcześniej możliwym terminie.

Co powinno się znaleźć w wezwaniu

Skoro przepisy nie narzucają treści, decyduje praktyka. Dobre wezwanie pozwala dłużnikowi bez wątpliwości ustalić, czego się od niego żąda i z jakiego powodu.

1. Dane wierzyciela i dłużnika oraz data i miejsce sporządzenia.
2. Tytuł pisma: „Wezwanie do zapłaty” lub „Przedsądowe wezwanie do zapłaty”.
3. Kwota należności głównej.
4. Podstawa długu: umowa, faktura, pożyczka, z datą i numerem.
5. Termin zapłaty liczony od doręczenia lub konkretna data.
6. Numer rachunku bankowego lub inny sposób zapłaty.
7. Informacja o odsetkach za opóźnienie.
8. Propozycja polubownego rozwiązania (rozmowa, raty, mediacja).
9. Zapowiedź skierowania sprawy do sądu po bezskutecznym upływie terminu.
10. Podpis.

Przykładowy układ pisma

Przykład (dane do uzupełnienia):

> [miejscowość], [data] > > Wierzyciel: [imię i nazwisko lub nazwa, adres] > Dłużnik: [imię i nazwisko lub nazwa, adres] > > Przedsądowe wezwanie do zapłaty > > Na podstawie [umowy pożyczki z dnia … / faktury nr … z dnia …] wzywam do zapłaty kwoty [kwota] zł w terminie [liczba] dni od dnia doręczenia niniejszego wezwania, na rachunek bankowy nr [numer]. > > Termin zapłaty [upłynął w dniu … / nie został oznaczony, w związku z czym wzywam do zapłaty na podstawie art. 455 Kodeksu cywilnego]. Od dnia następującego po upływie terminu zapłaty będę naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie. > > Jestem otwarty/otwarta na polubowne rozwiązanie sprawy, w tym rozłożenie należności na raty lub mediację. Proszę o kontakt [telefon, e-mail]. > > W przypadku braku zapłaty we wskazanym terminie sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego. > > [podpis]

Jak wysłać, żeby mieć dowód

Najbezpieczniej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo z doręczeniem do rąk własnych za pokwitowaniem. Kopię wezwania i dowód nadania oraz doręczenia warto zachować, bo dołącza się je do pozwu. E-mail lub wiadomość w komunikatorze też mogą być dowodem, ale łatwiej o spór, czy dotarły do adresata.

Jeżeli dłużnik nie reaguje, kolejnym krokiem jest pozew. Co musi zawierać, piszemy w poradniku o pozwie o zapłatę. Przed pozwem można też skorzystać z zawezwania do próby ugodowej.