Zadatek a zaliczka: co przepada, a co trzeba zwrócić

Czym zadatek różni się od zwykłej wpłaty

Zadatek to zwykle kwota pieniędzy dana drugiej stronie przy zawarciu umowy. Po wykonaniu umowy staje się częścią zapłaty, ale przede wszystkim zabezpiecza wykonanie umowy. Jego skutki opisuje art. 394 KC. Przepis zaczyna się od słów „w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju”, co oznacza, że strony mogą ułożyć skutki zadatku inaczej. Jeżeli w umowie nic takiego nie ma, obowiązują reguły kodeksowe opisane niżej.

Zaliczka to potoczna nazwa części ceny zapłaconej z góry. Słowo „zaliczka” występuje w Kodeksie cywilnym tylko przy kilku konkretnych umowach (np. przy zleceniu w art. 743 KC), ale kodeks nie ma ogólnej definicji zaliczki ani przepisu, który pozwalałby ją zatrzymać jako karę za niewykonanie umowy. Dlatego zwrot zaliczki wynika z ogólnych przepisów o umowach i o zwrocie świadczeń.

O tym, czy wpłata jest zadatkiem, decyduje to, na co umówiły się strony. Przy większych transakcjach najprościej uniknąć sporu, nazywając wpłatę wprost w umowie i na potwierdzeniu przelewu („zadatek” albo „zaliczka na poczet ceny”).

Kiedy zadatek przepada, a kiedy należy się podwójny

Zgodnie z art. 394 § 1 KC, jeśli jedna strona nie wykona umowy, druga może od umowy odstąpić bez wyznaczania terminu dodatkowego i:

• zatrzymać otrzymany zadatek, jeżeli to ona go przyjęła,
• żądać sumy dwukrotnie wyższej, jeżeli to ona zadatek dała.

Odstąpienie wymaga oświadczenia skierowanego do drugiej strony. Jest ono złożone z chwilą, gdy doszło do adresata tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 KC). Jeżeli umowę zawarto na piśmie, w formie dokumentowej albo elektronicznej, odstąpienie wymaga co najmniej formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2 KC).

Przykład: kupujący wpłaca sprzedawcy 5 000 zł zadatku na zakup samochodu. Jeśli kupujący bez usprawiedliwienia nie przyjedzie po auto i nie zapłaci reszty ceny, sprzedawca może odstąpić od umowy i zachować 5 000 zł. Jeśli to sprzedawca sprzeda samochód komuś innemu, kupujący może odstąpić od umowy i żądać 10 000 zł, czyli zwrotu wpłaconego zadatku i drugiej takiej samej kwoty.

Przepis daje uprawnienie („może odstąpić”), a nie obowiązek. Strona, która nie chce odstępować, może trzymać się umowy i domagać się jej wykonania. Jeśli do wykonania dojdzie, zadatek zalicza się na poczet świadczenia tego, kto go dał (art. 394 § 2 KC), więc nie przepada ani nie jest podwajany. Może też żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych (art. 471 KC), ale wtedy musi wykazać szkodę i jej wysokość, czego przy zatrzymaniu zadatku albo żądaniu podwójnej sumy robić nie trzeba.

Czy zadatek jest zwrotny

Tak, w kilku sytuacjach opisanych w kodeksie:

1. Umowa została wykonana. Zadatek zalicza się wtedy na poczet świadczenia strony, która go dała, np. na poczet ceny. Jeśli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek się zwraca (art. 394 § 2 KC).
2. Umowę rozwiązano. Gdy strony rozwiązały umowę, zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty podwójnej sumy odpada (art. 394 § 3 KC).
3. Nikt nie odpowiada za niewykonanie umowy. Tak samo jest, gdy umowy nie wykonano wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności.
4. Odpowiadają obie strony. Jeżeli za niewykonanie odpowiadają obie strony, zadatek również wraca, bez podwajania.

Zadatek nie wraca natomiast temu, kto go dał, gdy to on nie wykonał umowy z przyczyn, za które odpowiada, a druga strona skorzystała z prawa odstąpienia. To jest właśnie sytuacja, w której zadatek „przepada”.

Zaliczka: kiedy i na jakiej podstawie się ją odzyskuje

Jeśli umowa zostanie wykonana, zaliczka po prostu pomniejsza resztę ceny. Problem pojawia się, gdy do wykonania nie dochodzi. Kodeks nie zawiera tu jednego przepisu o zaliczce, ale zwrot wynika z kilku ogólnych reguł:

• Gdy jedna ze stron odstępuje od umowy wzajemnej (np. sprzedaży), musi zwrócić drugiej wszystko, co od niej otrzymała na mocy umowy (art. 494 § 1 KC). Obejmuje to także zaliczkę.
• Gdy podstawa zapłaty odpadła, zamierzony cel nie został osiągnięty albo umowa była nieważna, zapłacona kwota jest świadczeniem nienależnym (art. 410 § 2 KC) i podlega zwrotowi według przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405 KC). Szerzej o tym w poradniku o zwrocie nienależnego świadczenia.

Zaliczka nie daje odbiorcy prawa, by zatrzymać ją „za kłopot”. Jeśli druga strona nie wykonała umowy i wyrządziła tym szkodę, poszkodowany może żądać odszkodowania na zasadach ogólnych (art. 471 KC). Strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, może żądać takiego odszkodowania obok zwrotu tego, co sama świadczyła (art. 494 § 1 KC). Szkodę trzeba jednak udowodnić, a jej wysokość nie jest z góry ustalona tak jak przy zadatku. Gdy strony mają wobec siebie wymagalne roszczenia pieniężne (jedna o zwrot zaliczki, druga o odszkodowanie), każda może je rozliczyć przez potrącenie, czyli oświadczenie złożone drugiej stronie; obie wierzytelności umarzają się wtedy do wysokości niższej (art. 498 KC, art. 499 KC). Samo twierdzenie o szkodzie, bez jej wykazania, nie uprawnia do zatrzymania zaliczki.

Przykład: wykonawca wziął 2 000 zł zaliczki na remont łazienki i nie przystąpił do pracy. Zamawiający może odstąpić od umowy na zasadach opisanych w poradniku o odstąpieniu od umowy i żądać zwrotu 2 000 zł. Przy umowie o dzieło, gdy wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem pracy tak dalece, że nie jest prawdopodobne, by skończył w umówionym czasie, zamawiający może odstąpić bez wyznaczania terminu dodatkowego jeszcze przed upływem terminu wykonania (art. 635 KC). Dwukrotności nie może żądać, bo zaliczka, w odróżnieniu od zadatku, takiego skutku nie ma.

Zadatek i zaliczka w zestawieniu

Co lepsze: zadatek czy zaliczka

Odpowiedź zależy od tego, po której stronie jesteś i czego się obawiasz.

Zadatek dyscyplinuje obie strony. Sprzedawca lub usługodawca, który go przyjmuje, ma pewność, że wycofanie się drugiej strony kosztuje ją konkretną kwotę. Płacący też jest chroniony, bo gdy to kontrahent zawiedzie, może żądać podwójnej sumy bez dowodzenia szkody. Zadatek opłaca się więc, gdy obie strony chcą mieć jasno określoną cenę wycofania się.

Zaliczka jest bezpieczniejsza dla płacącego, który nie ma pewności, czy dojdzie do transakcji (np. czeka na kredyt). Jeśli umowa się nie powiedzie, zwykle odzyska pieniądze, a druga strona, żeby coś zatrzymać, musiałaby wykazać szkodę.

Jeżeli strony chcą z góry ustalić kwotę za niewykonanie zobowiązania niepieniężnego, zamiast zadatku mogą zastrzec karę umowną. To osobna instytucja z innymi zasadami, w tym z możliwością obniżenia jej przez sąd.

Zadatek najczęściej pojawia się przy umowie przedwstępnej, np. przed zakupem mieszkania. Reguły art. 394 KC działają wtedy tak samo: wycofanie się z zawarcia umowy przyrzeczonej jest niewykonaniem umowy przedwstępnej.